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Outils

カンバン…. ou Kanban !


Un tableau de bord Kanban (au plus simple). Source : fr.wikipedia.org

Outil initialement inventé pour une meilleure gestion de la production industrielle, un kanban (カンバン), terme japonais signifiant « fiche » ou « étiquette », est une simple fiche cartonnée que l’on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage ou une zone de stockage.
Cette méthode, déployée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota par un ingénieur industriel japonais du mon de Taiichi Ōno, est mise en place entre deux postes de travail et limite la production du poste amont aux besoins exacts du poste aval. Cette méthode est surtout adaptée aux entreprises ayant une production répétitive et relativement régulière. Pourtant, petit-à-petit, cet outil a intégré d’autres milieux et notamment celui de la gestion de projet avec un mode de fonctionnement inspiré du Kanban « toyotiste ». On retrouve des tableaux de bord Kanban dans les équipes Agile, mais pas seulement. Le Kanban board s’avère être un outil de communication et de collaboration simple mais efficace que l’on peut utiliser en équipe pour tout type de projet.

Un peu d’histoire

大野 耐一

Taiichi Ōno (大野 耐一), ingénieur industriel japonais, est né le 29 février 1912 à Dalian en Chine. Il est considéré comme le père du système de production de Toyota (ou toyotisme) dont le principal concept est le juste-à-temps (JAT). Il a écrit plusieurs livres sur ce sujet dont le plus célèbre est Toyota Production System: beyond large-scale production. Il a d’abord été un employé de la famille Toyoda puis en 1939, il est devenu salarié de la compagnie automobile.

Les ingénieurs de production lui doivent le juste-à-temps, cette méthode spécialement élaborée pour réduire les coûts de production. Elle repose sur une organisation rationnelle des chaînes de montage, en flux « tiré » par le client, qui passe par la réduction des stocks, la production par type d’objets, l’étiquetage du produit pour suivre son historique (le fameux Kanban), etc.

Diplômé de l’université de Nagoya au Japon, en 1932, Ōno Taiichi élabore sa méthode chez Toyota, où il fait ses premières armes dans la branche textile. En 1943, il rejoint la filiale automobile comme responsable des stocks. Le président de cette entreprise, Kiichiro Toyoda, déclare en août 1945 : « Il faut absolument rattraper les États-Unis d’ici trois ans, sinon l’industrie automobile japonaise va mourir ».

À l’époque, note Taiichi Ōno, la productivité d’un ouvrier américain était neuf fois supérieure à celle d’un Japonais. Inspiré par les travaux du professeur Shigeo Shingo et après un voyage d’études aux États-Unis, Taiichi Ōno conçoit dans les années 1950 sa méthode juste-à-temps, la méthode dite des 5 zéros. Elle sera adoptée par Toyota en 1962, mais ne sera pas immédiatement appliquée : l’ingénieur doit notamment faire face à la réticence des ouvriers à qui il incombe de devenir polyvalents. L’efficacité du juste-à-temps séduira cependant toute l’industrie mondiale à partir du choc pétrolier de 1973. Vice-président de Toyota de 1975 à 1978, Ōno reste conseiller du groupe jusqu’en 1982. Il meurt  le 28 mai 1990 à Tōkyō au Japon à l’âge de 78 ans.

Focus sur la méthode des 5 zéros

Cette méthode consiste à réduire les coûts de production, éviter la surproduction, diminuer les délais et produire de la meilleure qualité possible. Les cinq conditions étaient donc :

  1. Le zéro délai : aussi connu sous le nom de flux tendus ou juste-à-temps. Cette méthode consiste à attendre les commandes avant de produire (il faut donc être extrêmement réactif).
  2. Le zéro stock : aucune surproduction ou presque et donc n’entrainant aucun surcout de stockage.
  3. Le zéro papier : grâce à la méthode du kanban. Aucune paperasserie interne et diminution de la hiérarchie.
  4. Le zéro défaut : aucun produit ne doit être défectueux pour éviter de subir des coûts de réparations (SAV particulièrement cher) et pour satisfaire le client.
  5. Le zéro panne : aucune défectuosité des machines, permis par un entretien régulier et rigoureux de celles-ci.

Source : fr.wikipedia.org

Une application pratique gestion de projet : le Tableau de Bord Kanban

Un des outils utilisés pour implémenter la méthodologie Kanban est le tableau de bord Kanban. C’est un dérivé des cartes Kanban traditionnelles. Les étiquettes sont remplacées par des post-its, des magnets ou des dessins au feutre de couleurs pour représenter les éléments de travail. Les colonnes du tableau représentent les étapes macro du processus et chaque élément translate sur le tableau de gauche à droite jusqu’à sa finalisation.

Il existe plusieurs manières de structurer le tableau de bord, par exemple :

  • « Awaiting production », « Work in progress » and « Completed work in progress ».
  • « To do », « In progress » and « Done ».
  • « Backlog », « Ready », « Coding », « Testing », « Approval » and « Done ».
  • « Next », « In Development », « Done », « Customer Acceptance », « Live ».
  • etc.

Les principes de fonctionnement du Kanban dashboard sont très simples (cf. ci-dessous). Pour en savoir plus, vous trouverez  ici (slideshare) une vidéo humoristique qui les présente avec le sourire :

  • visualiser le processus
  • limiter l’en-cours de travail (work-in-progress)
  • déplacer les tâches de colonnes en colonnes
  • piloter, adapter, améliorer

On peut tout-à-faire reproduire soi-même un tableau de bord Kanban à la main, mais sachez qu’il en existe des versions plus ou moins sophistiquées sur le web. Vous trouverez ci-dessous 3 outils gratuits (à 100%) et des outils payants avec une période d’essai de 30 jours.

Les outils Kanban online gratuits

Outil le plus simple, mais permettant tout de même de travailler en équipe, protection possible avec mot de passe.

Je n’ai pas trouvé le moyen de supprimer un Kanban en revanche, ni d’ajouter un mot de passe post-création.

Outil plus sophistiqué, permettant de visualiser plusieurs tableaux de bords, de travailler en équipe, protection possible avec mot de passe. Possibilité d’enregistrer des sous-tâches sous forme de checklist.

Gamification légère avec le Pomodoro timer (mais qu’est-ce qu’un Pomodoro timer ? La réponse ici.)

L’outil le plus sophistiqué gratuit est kanbanize.com. Il existe aussi des versions payantes de cet outil. Il possède toutes les fonctionnalités précédentes (hormis le Pomodoro timer) mais également des outils de pilotage bien plus évolués (cliquez sur les images pour les grandir).

Utilization per column

Lead time

Cumulative flow

Task distribution

Les outils Kanban online payants

Ce lien vers le site StatMyWeb.com vous donne une liste d’outils Kanban. J’ai retenu ceux applicables à la gestion de projet (à distinguer de ceux adaptés aux lignes de production par exemple) qui sont tous disponibles sur smartphone :

Tout ceux ayant déjà utilisé ces outils sont les bienvenus pour nous faire un retour sous forme de commentaires bien sûr !

Conclusion

L’outil Kanban est facile à implémenter, puisqu’il est parlant et visuel. Mais si l’on pousse le raisonnement jusqu’au bout, on voudra avoir de plus en plus de fonctionnalités qui permettent une réelle gestion de projet collaborative. Et encore mieux si l’on y met un peu de gamification ! Finalement ne retrouverait-on pas des solutions telles que RedCritter Tracker ?

Références

http://wikindustry.org/systeme-kanban

http://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban

http://totalqualitymanagement.wordpress.com/2008/10/28/lean-production-system/

Une réaction sur la decouverte du KanBan : http://papacitoyen.reves-connectes.com/archive/2009/12/17/gestion-de-projets-kanban-vous-avez-dit-kanban.html

Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production

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