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Le Retour d’Expérience (REX)


A la suite d’un projet, l’ensemble des acteurs a beaucoup appris, que ce soit sur le plan technique, organisationnel ou humain. Toutes ces connaissances sont de l’or qu’il est difficile d’extraire. C’est pourquoi on demande souvent au chef de projet de formaliser ces connaissances dans un document. Quand il est fait, le Retour d’Expérience (REX), ou dans certaines entreprises, le Business Case est un document trop souvent bâclé et qui ne s’échange pas suffisamment. Ce billet en donne quelques explications : http://www.coopil.fr/article-retour-d-experience-projet-parlons-en-30.html.

Pourtant, lorsqu’il est bien fait, c’est un puits de connaissances :

    • Il permet au rédacteur (le chef de projet) de passer par l’exercice de l’auto-critique, repassant le film de son propre projet, et donc de réfléchir à comment il aurait pu aborder son sujet autrement si tout était à refaire.
    • Il permet à l’équipe projet et au sponsor de prendre de la hauteur par rapport au projet et de s’apercevoir des problématiques rencontrées par chacun des acteurs du projet.
    • Il permet aux lecteurs de bénéficier de l’expérience et des connaissances/compétences développées par l’équipe projet.
    • Bref, il permet de capitaliser.

C’est une bonne idée de le rendre obligatoire car il entre dans une logique gagnant-gagnant :

    • l’équipe projet a l’occasion de vendre son projet et tout le travail qui a été réalisé, les difficultés rencontrées et comment elles ont été abordées, de montrer son expertise et son état d’esprit : l’amélioration continue et le professionnalisme.
    • le sponsor et les parties prenantes métiers du projet ont l’occasion d’avoir une vue globale sur le projet et bénéficient en général de plus de transparence. C’est l’occasion de discuter de manière plus informelle et plus détendue (le projet est fini) afin de comprendre les contraintes de chacun et donc d’apprendre à travailler ensemble, entre métiers différents.

Attention : Un sujet aussi complexe soit-il est compréhensible quand il est bien expliqué !

Il n’y a pas de règles précises sur ce que doit contenir un tel document, et je suis preneuse de vos idées. Pour ma part, voici comment je les construis. Mais n’oubliez pas : vous vous adressez également à des lecteurs qui n’ont pas vécu votre projet et qui ne connaissent pas forcément les sigles et notions que vous abordez. Pédagogie et clarté vous permettront de leur transmettre réellement l’information.

Proposition de plan d’un Retour d’Expériences

  • PARTIE I : la théorie
    • Principes et méthodologie

La théorie est une partie très importante du REX car elle décrit l’ensemble des concepts autour desquels votre mission s’est articulée. On dit souvent que le consultant doit devenir le référant du sujet pendant toute la durée de sa mission. Il pourra être identifié comme tel lorsqu’il aura une maîtrise parfaite des notions-clés. La précision de sa méthodologie et de chacune de ses réactions par la suite est proportionnelle à cette maîtrise. Et n’oubliez pas : d’autres consultants ont réfléchi avant vous, ne dédaignez pas la base de connaissances mondiale (littératures, Internet…). Rapprochez ensuite cette théorie de la pratique, c’est-à-dire de la manière dont est appliquée cette théorie au sein de l’entreprise. Attention également au vocabulaire emprunté qui varie d’une entreprise à l’autre !

Exemples :

Si je mène une mission de PMO, je reviens aux bases du PMBOK et j’en présente les notions-clés. Si je suis développeur en mode Agile, j’en rappelle le principe et la valeur ajoutée. Si je participe à un programme Lean Management, ou à un déploiement CMMi, même chose. Si je travaille sur la structure analytique, j’en rappelle la fonction au sein de l’entreprise, etc.

    • Un article « MUST READ » voire une mini revue de presse sur le sujet

Deux avantages à la recherche de tels articles : 1. actualiser systématiquement le sujet en exposant les problématiques d’aujourd’hui, se remettre à niveau en permanence sur un sujet, ce qui permet d’identifier les dernières innovations en la matière. 2. vous pouvez appuyer votre avis en trouvant un article d’une revue très connue, question de crédibilité. Citez vos sources !

  • PARTIE II : la mission

Les chapitres suivants sont plus classiques. Le plus important est de montrer ce qu’a apporté cette mission au client. N’hésitez pas à montrer très clairement la situation de départ et la situation  d’arrivée en un slide très visuel.

    • Overview du projet
      • L’entreprise : son environnement, ses métiers et quelques chiffres clés
      • Contexte de la mission
      • Enjeux et objectifs du projet
      • Les facteurs-clés de succès du projet
      • Ce qui a évolué avec le projet
    • Description détaillée du projet
      • Charte du projet
      • Gouvernance du projet et plan de communication
      • Rôles et responsabilités des acteurs du projet
      • Roadmap du projet
      • Approche méthodologique (avec définitions opérationnelles)
      • Description des processus et/ou systèmes impactés
  • Annexes
    • Bibliographie.
    • Tout document clé (en ayant pris soin de supprimer les noms des personnes et les données chiffrées) tel que planning, dashboard, exemple de présentation au Comité Projet, Architectures et autres schémas complexes. Attention, renseignez-vous sur la confidentialité des documents !
    • Nuage de tags (www.wordle.net). Schéma ludique pour capter les mots-clés du sujet traité en un clin d’oeil.

Ce document devrait idéalement s’inscrire dans une démarche plus large afin de bénéficier à l’ensemble d’une organisation. Pour aller plus loin, je vous recommande le billet de Jérémy CICERO du 19/01/2012 l’explique très bien.

L’impact du retour d’expérience sur l’organisation : « Une capitalisation pertinente des informations permettra d’améliorer la prise de décision d’éviter la réapparition de dysfonctionnements similaires et contribuera à l’amélioration continue des résultats. Mais la majeure plus value sera la définition de bonnes pratiques éprouvées, permettant d’optimiser sur les plans humains, organisationnels et techniques le fonctionnement des organisations et des équipes projet. » Source de la citation : www.primafrance.com.

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Discussion

Une réflexion sur “Le Retour d’Expérience (REX)

  1. merci pour cet article, clair, net et précis; il reste à trouver des exemples sur le net !

    Publié par Catherine | 27 novembre 2013, 18:42

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