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Analyses

Comment se réunir sans se réunionir ?


Un sujet un peu comme les emails, pourquoi passer du temps à écrire là-dessus ?! Toujours les mêmes qu’on entend se plaindre, juger rapidement, etc. et parfois les mêmes qui arrivent systématiquement 10 minutes en retard aux meetings, qui pianotent sur leur blackberry, à qui on doit répéter la question en conf call car sont passés en mute et faisaient autre chose… Qui n’a jamais entendu dans son entreprise :

Ah ! Chez nous : la réunionite c’est un sport national !
C’est bon, on n’avait pas besoin de cette réunion, un email aurait suffit !

Mais aussi :

L’email, ce n’est pas suffisant, il faut établir le contact avec les gens, c’est ça la vraie conduite du changement !
Oh lala ! Je reçois tellement d’emails ! Désolé(e), j’ai raté le tien, j’avais un truc à faire pour hier soir ? Ah bon ?!

Alors voici ce que je vous propose : arrêtons de nous plaindre, respirons, écoutons, merci. Et si, en effet, la plupart d’entre nous doit probablement améliorer sa communication, qu’elle soit électronique ou IRL (comprenez In Real Life), il ne faut pas tout balayer du dos de la main. Essayons de positiver, vous ne pouvez pas me dire que ce n’est pas important pour notre bien-être en entreprise, surtout en ce moment !

Les problèmes liés aux réunions

Réunionite

Le problème avec les réunions, c’est que ça prend beaucoup de temps. Le Management y est particulièrement confronté, mais pas uniquement. J’ai calculé avoir eu 38.5 heures de réunions le mois dernier. En bref une (toute ?) petite semaine de pures réunions répartie sur le dernier mois. Pour le mois prochain, j’en ai déjà planifié 40 heures… Restent celles qui ne sont pas encore prévues et qui vont s’ajouter à la dernière minute ou presque.

Parmi ce que l’on peut trouver sur la toile :
45% of senior executives felt that employees would be more productive if meetings were banned once a week. Office Team, « Let’s Not Meet, » 5/7/2009
Unnecessary meetings cost U.S. businesses approximately $37 billion each year. U.S. Bureau of Labor Statistics, 2005

Il y a aussi l’histoire de cette femme qui raconte lors d’une conférence qu’elle avait environ 100 heures de réunion par mois, soit 100 heures de réunions sur 160 heures. Ayant alerté son chef, il ont décidé de mener un audit de réunions. Le résultat a été sans appel : le dégagement de 30 heures dans le mois en supprimant les réunions inutiles.

Beaucoup de réunions se terminent sans Action plan précis, sans conclusion, sans aucune décision prise. Alors voici ce qui arrive trop souvent : « reparlons-en la semaine prochaine en réunion ! » Sophie Manégrier, consultante en coaching interculturel note, qu’en France, « la réunion est souvent le lieu où l’on aime montrer sa culture, se faire plaisir en brillant intellectuellement ».

Pour autant, ce n’est pas bon de ne plus faire de réunions. La communication est beaucoup plus riche en face-à-face, un groupe peut échanger de manière bien plus efficace qu’au travers d’échanges électroniques.
« Dans les entreprises, les gens ont de moins en moins de temps, or la réunion est très consommatrice de temps. Pour autant, la réunion n’est pas secondaire, c’est un acte de management qu’il convient de manier avec plus d’efficacité », note Philippe Tramond, directeur général du cabinet de conseil en ressources humaines Pilotis.

Mais il est vrai que nous nous penchons sur l’efficacité des employés lorsqu’ils sont en production, nous regardons de près l’avancement des projets, mais qu’en est-il de l’efficacité des réunions ? Car si l’on y passe autant de temps, cela doit très certainement valoir au moins un coup d’oeil. Par ailleurs, pour les chefs de projet, le fait de savoir mener une réunion est assez symptomatique de leur bonne maîtrise du sujet, comme de leur bonne maîtrise de la gestion de projet en général. Car bien mener une réunion de projet, c’est savoir communiquer de manière claire et concise ce qui a été réalisé, ce qu’il reste à faire, et qui va le faire et quand, quels sont les risques et problèmes à remonter au sponsor. En d’autres termes, la réunion est un point névralgique de la gestion de projet.

Certains en sont même arrivés là !

J’aime beaucoup parler des comportements extrêmes pour convaincre. Dans le sens : si certains en sont arrivés là, c’est que le sujet est grave, on ne peut pas ne pas réagir du tout.

Trois initiatives m’ont fait sourire : le Stand-up meeting, le meeting countdown timer et le meeting cost clock.

Le principe du Stand-up meeting est très simple : on se réunit débout, souvent en cercle, avec ou sans aide visuelle. Comme il est difficile de dormir debout, que la position verticale est plus fatigante que la position assise, comme on est obligé de se lever de son bureau, la réunion dure bien moins longtemps en moyenne. Du coup, les participants sont plus concis et donc plus efficace. D’après François Momal, consultant en Lean Six Sigma, il y a bien d’autres avantages à ce genre de réunions : les participants ont une attitude plus constructive, laissant davantage leur ego de côté, et étant plus enclin à traiter les points à l’ordre du jour. Il avance même un lissage du pouvoir, la position debout étant propice à un effacement de la position hiérarchique de chacun. Certains autres vont également y ajouter le facteur température (dans des escaliers froids), ou faim (juste avant la pause déjeuner) pour accélérer le rythme de ces réunions, particulièrement prisées par les équipes travaillant en méthode Agile. Certaines de ces réunions seraient même annoncées en fredonannt « Get Up, Stand Up » de Bob Marley ou « A Little Less Conversation » d’Elvis Presley.

 

Le Meeting Countdown Timer n’est autre qu’un Timer qui indique la durée du meeting à ne pas dépasser. Je ne sais pas si certains sonnent à la fin, mais je sais qu’il en existe des plus sophistiqués où vous pouvez indiquer le temps alloués à l’introduction et aux différentes parties de votre meeting. Un peu à la manière de la Poker Clock, où les blinds changent toutes les 10 ou 20 minutes. Combien de fois ai-je rêver de pouvoir dire en réunion à un moulin à paroles : « Put him on the clock! »

Vous avez un PowerPoint tout fait à télécharger ici pour mise en pratique en réunion, si vous voulez tenter le coup ! Cela vous donne la possibilité de préciser que les 2 premières minutes sont allouées à la présentation de l’ordre du jour, les 5 suivantes à l’ordre du jour #1, etc. et les 10 dernières minutes aux éventuelles questions !

Et enfin, le Meeting Cost Clock. Le principe est ici de renseigner le nombre de participants et leur salaire horaire moyen et/ou TJM rapporté à l’heure. Un premier exemple ici, free download. L’appareil démarre à l’heure exacte où la réunion était sensée commencer. It soon adds up ! Vous découvrez avec horreur (j’en rajoute un peu) le coût des retards, et de l’ensemble de la réunion. Comparez ensuite avec sa valeur ajoutée : nombre de points abordés, décisions prises, enseignements tirés, etc. Alors cela valait-il le coup ? Sérieusement, faites un total sur l’année, c’est quand même impressionnant.

Grâce à un certain Romain Champourlier, vous avez même une application iPhone pour cela : « Reunionite« . Je l’ai téléchargée et testée. Facile d’utilisation, plus précise que des Meeting Cost clock habituels car elle permet de définir 3 types de profils différents, fonctionnalité de pause, etc. Rien à dire. Si on me demandait de mener un projet Lean Six Sigma d’amélioration de l’efficacité des réunions, j’aurais alors trouvé mon système de mesure ! Merci Romain.

Connaissez-vous Tim ? Le monsieur « Time Is Money » ? C’est l’oeuvre d’une petite entreprise www.bringTIM.com basé à Buttendorf dans l’Iowa qui a inventé un appareil pour mesurer le coût d’une réunion. Sa publicité est somewhat déroutante :

Bon, et maintenant, comment se réunir sans se réunionir ? Toujours ces mêmes bonnes pratiques ?! Oui, mais comme beaucoup de bonnes pratiques, celles concernant les réunions sont trop souvent ignorées. Est-il nécessaire de rappeler que certains vendent même (très cher !) des sessions de coaching sur l’art de mener/animer une réunion ?
Les bonnes pratiques

Chez Axa aussi on parle de réunions. Ils ont fait travailler ensemble leurs collaborateurs pour dégager les bonnes pratiques dans leur entreprise. Certaines de ces bonnes pratiques concernaient le sujet de la réunion, et ils ont alors établi un guide reprenant les règles d’or de la réunion : « réservation à l’avance de la salle et du matériel nécessaire, envoi d’un ordre du jour, respect des horaires… Rien de révolutionnaire, mais, mises ensemble, ces règles peuvent rendre les réunions plus efficaces », explique Emmanuel Frizon de Lamotte, coordinateur du projet « Gagner la préférence » chez Axa.

Partout ces bonnes pratiques se développent, on voit apparaître des affiches scotchées sur les tables ou affichées au mur sur les 10 règles d’or de l’art de bien mener une réunion. Des modes d’emploi accompagnent le matériel de communication. Sur les portes des salles de réunion, une inscription donne une dernière recommandation : « Pas plus d’une heure et demie ».

En surfant sur les 8 sites Internet que je liste en références au bas de cet article, voici l’ensemble de bonnes pratiques que je propose :

1. Se demander si la réunion est le meilleur canal de communication pour les messages que l’on veut faire passer. Pourquoi pas la Conference Call, le WebEx, Skype ou autre Sametime, emails, ou tout simplement le téléphone ? Pourquoi pas aussi les Newsletters, les blogs, etc.

2. Envoyez l’objectif de la réunion avec son ordre du jour (l’agenda) quelques jours ou 24H minimum avant la tenue de la réunion. Demandez aux personnes que vous invitez si elles veulent ajouter un sujet que vous avez peut-être oublié. Si vous avez beaucoup de matériel à installer, ou si la réunion est particulièrement importante, réservez la salle 15 minutes avant le début effectif de la réunion pour être certain que l’éventuelle réunion précédente n’ait pas d’impact sur la vôtre, et qu’on puisse installer le matériel correctement. Evitez de joindre le support PowerPoint de la réunion dans la réunion elle-même car il pèse sur votre Inbox et empêche les destinataires d’alléger leur inbox sans effacer l’invitation elle-même. Préférez plutôt un email.

3. Réservez la salle de réunion, les numéros de visio conference ou de conference call si besoin est. N’oubliez pas que réserver et installer un ordinateur portable, un rétroprojecteur peut prendre du temps et peut nécessiter quelques dizaines de minutes de débogage… Imprimez en avance vos copies pour éviter la panne d’imprimante et autres bourrages papier de dernière minute. Avez-vous besoin d’un paperboard ? de chaises supplémentaires ? Réservez la plus petite salle de la réunion qui puisse supporter le nombre de participants (ayant accepté) de la réunion. Si ces données ne sont pas faciles à trouver dans votre entreprise, vous pouvez peut-être soumettre l’idée à quelqu’un car cela fait gagner énormément de temps à tout le monde.

4. Imprimez la liste des participants avec leur statut (refusé, confirmé, tentative, pas de réponse). Cela vous permettra d’émarger et de ne pas vous poser la question de qui était là ou pas pendant la rédaction de votre compte-rendu de réunion.

5. Arrivez 10 minutes avant environ pour vérifier que tout est correctement installé et que tout fonctionne. Cela vous donne également le temps de distribuer les copies et bouteilles d’eau. Pour des réunions sur plusieurs heures, n’oubliez pas que quelques viennoiseries ou café/jus d’orange peuvent être appréciés.

6. Juste avant de commencer la réunion, assurez-vous que le quorum est atteint. S’il manque des participants clefs, ajournez votre réunion car sa légitimité pourrait être remise en question et vous pourriez par la même créer des conflits, voire avoir à retenir la même réunion…

7. Commencer la réunion à l’heure. Si certains sont en retard, tant pis, ils seront peut-être à l’heure la prochaine fois. Faire un tour de table si besoin est pour présenter les participants. Vous aurez peut-être étudié la typologie des participants : identifier les profils difficiles (l’agressif, le bavard, le hors-sujet, le saboteur, le muet… ) pour anticiper vos réactions afin qu’elles ne soient pas « à chaud ».

8. Définissez les rôles clefs de certains participants à la réunion : celui qui animera la réunion, celui qui prend les notes pour le compte-rendu, celui qui rappelle le timing. La durée de la réunion doit être adaptée en fonction de son objectif et de son type : un atelier Kaizen qui dure trois heures est probablement un peu just alors qu’une réunion informative d’1h30 est probablement beaucoup trop longue. Je serais tentée de dire 1H max dans la plupart des cas, mais on n’oublie trop souvent de faire des points de 30 ou 45 min. Parmi des types de réunions :
– réunion d’information
– point de coordination d’équipe
– comité de pilotage
– workshops
– ateliers Kaizen
– réunion de crise

9. Rappelez votre propre rôle si besoin est.

10. Exprimez-vous dans un langage clair et cordial. Gardez à l’esprit que l’erreur est humaine, que tout le monde n’a pas le même point point de vue, que les objectifs sont différents pour chacun des participants, et que le niveau de connaissance varie en fonction des sujets et des collaborateurs. Bref, soyez constructif. Si un point de désaccord semble durer, mettez le de côté pour le moment, et poursuivez la réunion afin qu’elle puisse couvrir tous les points que vous aviez listés.

11. En tant qu’animateur de la réunion, vous devez veiller à ce que tout le monde participe, guider vers la prise de décision, résumer les décisions prises et fixer les prochaines étapes avant la prochaine réunion, avec un task owner et une deadline.

12. Faites une conclusion orientée action. Surtout ne laissez pas partir les participants sans avoir émis une conclusion. On suit le plan suivant :

– Rappeler l’objectif de départ : « Nous somme réunis pour… »
– Récapituler les éléments importants qui sont sortis de la discussion : « Nous avons remarqué/anticipé/noté… »
– Lister ce qui a été décidé : « Nous allons faire… »
– Attribuer les tâches : « J’attends de X…, de Y… et de Z… . »
– Le dernier point est crucial car il ne faut pas oublier que la réunion a pour objectif l’action », rappelle Claude Saurel.

13. Quittez la salle de réunion à l’heure, pour éviter des conflits avec les réunions suivantes et pour éviter de trop longues réunions. Restez disponible si des personnes ont des questions à vous poser, mais à l’extérieur de la réunion. Mesurez l’adéquation entre les objectifs fixés pour la réunion et les résultats obtenus.

14. De retour à votre poste de travail, effectuez toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes et panifiez toutes les tâches qui prennent plus de 2 minutes.

15. Lors de la prochaine réunion, reprenez le compte-rendu de la dernière réunion et reprenez toutes les actions à suivre et les décision restant à prendre pour assurer un suivi consistent de votre sujet.

16. Ecrivez le compte-rendu de la réunion et soumettez la version DRAFT pour validation à l’ensemble des participants (pour les réunions importantes). Une fois validé, ce compte-rendu doit être diffusé (idéalement dans les 24 heures) à l’ensemble des participants sous sa version VALIDATED, ainsi qu’à une liste prédéfinie de collaborateurs « To be informed« .

17. Archivez les documents de référence de la réunion avec une nomenclature respectée.

18. Assurez-vous du bon déroulement des actions définies pendant la réunion afin d’en présenter le résulat lors de la prochaine réunion.

Et voici quelques éléments pour se remettre en question, ou bien tout simplement pour calmer le jeu lorsque l’ambiance se tend à chaque réunion supplémentaire.

  • Dans la réunion il y a 10 minutes qui ne me concernent pas. D’accord mais peut-être que le partage d’expérience peut vous apporter des éléments non ?
  • Je ne connaissais pas le but de la réunion… oui, ce n’est pas normal, mais avez-vous lu l’ordre du jour dans l’invitation Outlook ?
  • Je n’étais pas concerné du tout par le sujet. Dites-le à l’organisateur de la réunion, il vous supprimera de sa liste de participants.
  • La réunion a duré trop longtemps ! Etes-vous sûr que vous n’avez pas parlé d’autres choses que du sujet vous-même ?
  • Je n’ai rien compris ! Attendez le compte-rendu, relisez les slides de présentation. Si vous avez encore des questions, posez-les à l’organisateur de la réunion. Tout simplement !
  • L’organisateur de la réunion avait mal préparé son sujet ! Etes-vous sûr que le fait de mener une réunion fait de l’organisateur une personne omnisciente ? C’était peut-être le but de la réunion, de collecter des informations ?

Conclusion

Responsables et victimes de ce phénomène de réunionite, nombre de cadres se ruent chaque année plus nombreux sur les stages de conduite de réunion, devenus un classique des catalogues des organismes de formation. « Cela permet d’améliorer les réunions dont on a la maîtrise, assure Jean-Pierre Testa, consultant au groupe Cegos. Mais pour traiter le problème de la réunionite collective dans l’entreprise, une réflexion collective s’impose ainsi qu’a minima la définition d’un certain nombre de règles. » Euh, en organisant des réunions ? Oui peut-être, mais d’efficaces ces réunions !

Si ces bonnes pratiques n’existent pas encore dans votre entreprise, il n’est pas très difficile de les implémenter. C’est un quick win comme on dit : le jeu en vaut la chandelle.
Références

http://www.lifehack.org/articles/lifehack/meetings-best-practices.html
http://www.lighthousedocumentation.com/BestPracticesSample1.PDF

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc539259.aspx

http://www.meltis.fr/choisir-sa-formation-dif/animer-une-reunion/
http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp
http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/dossier/bien-mener-une-reunion/1.shtml

Les 12 bonnes pratiques de la réunion en ligne :
http://www.bestpractices-si.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=1094&Itemid=75

Pour des fiches détaillées sur la résolution de problèmes classiques rencontrées lors de la tenue de réunion :
https://www.ohrd.wisc.edu/AcademicLeadershipSupport/LeadMeetings/tabid/74/Default.aspx
http://www.effectivemeetings.com/guru/solution_index.asp

Les 10 commandements de la réunions « Thou Shalt… »
http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/ten_commandments.asp

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